BAU & RENOVIERUNG

Protokolle für den Bau

Baubesprechung, Kundentermin oder Kundendiensteinsatz: Recapro verwandelt Ihre Aufzeichnung in ein nach Gewerk strukturiertes Protokoll, mit Terminplan, Mängeln und Maßnahmen. Gehostet in Frankreich oder on-premise in Ihren Räumen, wenn Ihre Daten nicht nach außen dürfen.

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Formate: Kundentermin, Baustelle, Kundendienst

On-Premise

möglich, Ihre Daten bleiben bei Ihnen

Die Zeit, das Protokoll abends nach der Baubesprechung neu abzutippen, lässt sich nirgends abrechnen.

Was

Was ein generisches Protokoll durchrutschen lässt

Die Sprache der Baustelle verschwindet

Maße, Planreferenzen, Gewerke und Lose, Mängel, Verantwortliche für Maßnahmen, Terminplan-Verfolgung: ein generisches Protokoll ebnet alles ein, was eine Baubesprechung ausmacht.

Das Protokoll neu abtippen, Besprechung für Besprechung

Nach jedem Termin müssen die Notizen ins Reine gebracht, formatiert und verteilt werden. Ebenso viele Stunden, die von der Baustelle oder vom Abend abgehen.

Ein schlecht festgehaltener Mangel schwächt die Akte

Gemeldete Mängel, Abweichungen, mündlich getroffene Zusagen: schlecht notiert, sind sie schwer wiederzufinden und schwer geltend zu machen, wenn es zum Streit kommt.

Das „Wer hat was gesagt“ geht verloren

Die Beratungspflicht und die getroffenen Entscheidungen lassen sich schriftlich weitaus sicherer belegen als aus dem Gedächtnis. Zwischen zwei Besprechungen verblassen mündliche Absprachen und niemand weiß mehr, wer welche Maßnahme verantwortete.

Ein Mangel, ein Maß, eine Entscheidung, alles was nicht aufgeschrieben ist, wird am Ende immer neu verhandelt.

Recapro.ai

Was Recapro leistet

Ein nach Gewerk strukturiertes Protokoll

Recapro ordnet die Gespräche nach Gewerk und Los: Rohbau, Ausbau, Technik, Endarbeiten. Jeder findet, was ihn betrifft, ohne die ganze Besprechung erneut zu lesen.

Der Terminplan im Mittelpunkt

Fortschritt, Meilensteine, in Wochen ausgedrückte Fristen: das Protokoll bildet den Stand des Terminplans ab und was noch einzuhalten ist, Besprechung für Besprechung.

Mängel und Maßnahmen, mit Verantwortlichem

Jeder erfasste Mangel und jede erfasste Maßnahme wird mit der zuständigen Person und der zugehörigen Frist festgehalten.

On-Premise, Ihre Daten bleiben bei Ihnen

Server in Ihren Räumen oder beim Hoster Ihrer Wahl. Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung bleiben auf Ihrer Infrastruktur, nichts geht an ein Drittanbieter-Modell.

Was Recapro konkret leistet

Vom ersten Termin bis zur Mängelabnahme decken drei Formate den Alltag der Bauberufe ab.

Protokoll von Kundentermin und Ortstermin

Erstgespräch, technischer Ortstermin, Aufmaß, Angebotsvorstellung: die Bedürfnisse des Kunden, die festgestellten Randbedingungen und die zu kalkulierenden Punkte werden gleich beim Verlassen festgehalten.

Protokoll von Baubesprechung und Baustellenbegehung

Baubesprechung, Begehung, Koordination: Fortschritt nach Gewerk, Meilensteine und Fristen, blockierende Punkte, Mängel, Entscheidungen und Maßnahmen werden in einem einzigen Dokument zusammengeführt.

Protokoll eines Kundendiensteinsatzes

Störungsbehebung, Wartung, Diagnose, Mängelabnahme: der Einsatz wird mit Befund, ausgeführten Arbeiten und dem, was noch zu erledigen ist, festgehalten.

Vom ersten Kundentermin bis zur Baustelle

Ein Haus wird in mehreren Terminen verkauft. Die Baustelle erbt sie alle.

Erstgespräch, Freigabe des Grundrisses, Vorstellung des Budgets, dann die Übergabe an die Bauleitung: Bei jedem Schritt muss das Gesagte dem Projekt folgen. Mit Recapro nimmt der Vertrieb den Termin auf dem Smartphone auf, und das Protokoll entsteht ohne erneutes Abtippen. Die Akte kommt vollständig bei dem an, der baut.

01
Erstgespräch

Wünsche des Kunden, Grundstück, Zielbudget und Einschränkungen sind direkt nach dem Termin festgehalten, ohne Formular am Abend.
02
Freigabe des Grundrisses

Gewünschte Änderungen, gewählte Optionen und offene Punkte landen in einem datierten Protokoll, das der Kunde nachlesen kann.
03
Vorstellung des Budgets

Abwägungen, besprochene Posten und mündliche Zusagen sind dokumentiert. Die Bauleitung war nicht im Raum: Sie liest nach, was entschieden wurde.
04
Technische Abstimmung und Baustelle

Die Bauleitung übernimmt die Akte mit dem Verlauf aller Termine und nimmt dann die eigenen Baubesprechungen auf: Fortschritt je Gewerk, Mängel und Aufgaben.

Ihre Bauleitung war beim Budgettermin nicht dabei. Sie braucht das Gesagte trotzdem.

Was man vor dem Kunden sagt, und was man sich auf dem Rückweg sagt

Zurück im Auto weiß der Verkäufer, was er nicht laut gesagt hat: ein Zweifel an der Finanzierung, ein Nachbar, der Einspruch erheben könnte, eine Option, die nicht vergessen werden darf. Diese Punkte gehören nicht in das Protokoll für den Kunden. Recapro hält sie in einem privaten Debriefing fest, separat aufgenommen.

Das Kundenprotokoll

Mit dem Kunden geteilt, sachlich und gut nachlesbar.

Geäußerte Wünsche und gewählte Optionen
Datierte Entscheidungen und nächste Schritte
Unterlagen, die jede Seite liefern muss

Das private Debriefing

Auf dem Rückweg aufgenommen, nur für das Team.

Risiken beim Projekt oder bei der Finanzierung
Eindruck vom Kunden und schwache Signale
Hinweise für die Bauleitung

Das Debriefing ist eine eigene Aufnahme mit eigenem Protokoll: Nichts davon fließt in das Kundenprotokoll. Auf einer Baustelle ohne Netz nimmt die App trotzdem auf, und die Transkription startet, sobald die Verbindung zurück ist.

Lesen: Kundenprotokoll und interne Risiken trennen

Für wen

Wenn sich Ihr Tag ebenso auf der Baustelle wie vor dem Bildschirm entscheidet

Bauunternehmen und alle Gewerke

Rohbau, Generalunternehmer, Bauunternehmen aller Gewerke: standardisieren Sie Ihre Baustellenprotokolle, ohne Ihre Abende dafür zu opfern.

Handwerk und Ausbau

Sanitär, Elektro, Tischlerei, Malerarbeiten, Dachdeckerei: halten Sie jeden Kundentermin und jeden Einsatz sauber fest, allein oder im Team.

Bauleitung und Projektsteuerung

Architekten, Bauleiter, Projektsteuerer, Ingenieurbüros: bündeln Sie Fortschritt, Mängel und Entscheidungen jeder Koordinationsbesprechung.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Einführung?

Für eine optimale Integration von Recapro in Ihrer Organisation begleiten unsere Partner NoBullshit Conseil das Audit Ihrer Dokumentationsprozesse, die Einführung und die Schulung Ihrer Teams.

Den kompletten Ablauf entdecken

Die Fragen, die Sie uns stellen werden

01

Wie erstellt man schnell ein Protokoll einer Baubesprechung?

Sie zeichnen die Baubesprechung mit Ihrem Telefon auf, und Recapro (recapro.ai) erstellt daraus ein nach Gewerk gegliedertes Protokoll: Baufortschritt, behobene oder neue Mängel, Entscheidungen und Aufgaben mit zuständiger Stelle. Das Dokument, das früher einen Abend Abtippen kostete, liegt in wenigen Minuten vor, im Format Ihrer Bauleitung.

02

Funktioniert eine Software für Baubesprechungsprotokolle ohne Netz auf der Baustelle?

Ja. Die App zeichnet auf der Baustelle offline auf, auch ohne Mobilfunk, und startet die Transkription, sobald die Verbindung wieder besteht, auf unseren Servern in Frankreich oder lokal bei einer On-Premise-Installation. Die Besprechung am Fuß des Gebäudes wartet nicht auf 4G.

03

Wie gliedert man ein Bauprotokoll nach Gewerk und nach Beteiligten?

Recapro ordnet die Gespräche nach Ihren Gewerken und Beteiligten: Rohbau, technische Gewerke, Firmen, Bauherrenseite. Jeder Mangel wird der zuständigen Firma und einer Frist zugeordnet, sodass das Protokoll direkt in die Ausführungsverfolgung einfließt.

04

Bleiben die Projektdaten (Pläne, Verträge, BIM-Modell) vertraulich?

Bei einer On-Premise-Installation bleiben die Aufzeichnungen und die Protokolle auf Ihrem Server. Im Cloud-Angebot werden sie in Frankreich gehostet und laufen über Cloudflare, das die TLS-Verschlüsselung am Netzwerkrand terminiert. In beiden Fällen laufen die KI-Modelle auf unseren eigenen Servern oder auf Ihrem, ohne Aufruf eines externen KI-Anbieters zur Inferenz.

05

Kann man in einer isolierten (Air-Gap-)Umgebung für sensible Projekte bereitstellen?

Ja. Für Baustellen mit Sicherheitsanforderungen, etwa Liegenschaften mit Einstufung oder Verteidigungsprojekte, wird Recapro auf einer vom Internet getrennten Infrastruktur installiert. Transkription und Texterstellung erfolgen dann vollständig offline.

06

Müssen meine Vertriebsmitarbeiter ihre Protokolle von Kundenterminen abtippen?

Nein. Der Vertrieb startet die Aufnahme zu Beginn des Termins und stoppt sie beim Gehen. Recapro (recapro.ai) schreibt das Protokoll des Kundentermins aus dem Audio: Wünsche, Entscheidungen, nächste Schritte. Der Mitarbeiter liest gegen und korrigiert bei Bedarf, tippt nichts neu, und die gewonnene Zeit fließt in den Verkauf.

07

Wohin gehen die Audioaufnahmen unserer Kundentermine und Baubesprechungen?

Im Cloud-Angebot werden Audio und Protokolle in Frankreich gehostet und laufen über Cloudflare, das die TLS-Verschlüsselung am Netzwerkrand terminiert. Darf nichts Ihr Haus verlassen, installiert das On-Premise-Angebot den Server bei Ihnen: Aufnahme, Transkription und Protokoll bleiben dann auf Ihrer Infrastruktur.

08

Werden unsere Besprechungen zum Training einer KI genutzt?

Nein. Ihre Aufnahmen und Protokolle dienen nicht zum Training eines KI-Modells. Die Modelle für Transkription und Protokoll laufen auf unseren Servern oder bei On-Premise auf Ihrem, ohne Aufruf eines externen KI-Anbieters bei der Inferenz.

09

Lässt sich trennen, was man dem Kunden sagt und was man intern bespricht?

Ja. Das Protokoll des Termins ist das, was Sie mit dem Kunden teilen. Das private Debriefing ist eine zweite Aufnahme auf dem Rückweg, mit eigenem Protokoll nur für Ihr Team: Risiken, Eindruck vom Termin, Hinweise für die Bauleitung. Beides bleibt getrennt.

10

Kann das Protokoll in unsere Fachsoftware einfließen?

Das Protokoll ist strukturiert (Wünsche, Entscheidungen, Aufgaben, Fristen) und lässt sich in der Web- und Desktop-App als PDF oder Markdown-Text exportieren, bereit zum Anhängen oder Einfügen in Ihre Software für Kunden- oder Baustellenverfolgung. Direkte CRM-Anbindungen sind noch nicht freigeschaltet: Sagen Sie uns, welches CRM Sie nutzen.

Zum Weiterlesen

Eine Baubesprechung findet im Baucontainer statt, nicht in einer Videokonferenz, und manchmal ganz ohne Netz. Diese Seiten greifen diese Einschränkungen auf.