Datenschutzerklärung

Kontodaten : E-Mail-Adresse, Telefonnummer und grundlegende Kennungen, die bei Registrierung und Authentifizierung angegeben werden.

Nutzungsdaten : grundlegende Geräte- und Browserinformationen zur Verbesserung der Zuverlässigkeit des Dienstes.

Inhaltsdaten : Sprachaufnahmen, Transkriptionen, Besprechungsprotokolle, Debriefing-Notizen und von Ihnen übermittelte Dokumente. Übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, sofern dies nicht zwingend erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Kalenderdaten : wenn Sie Google Kalender oder Microsoft Outlook verbinden: Ihre Termine der nächsten 7 Tage, nur lesend (siehe Abschnitt 5).

Organisationsdaten : sämtliche Geschäftsdaten (Projekte, Besprechungen, Zusammenfassungen) sind Ihrer Organisation zugeordnet und von anderen Organisationen getrennt.

Wir erheben Daten unmittelbar bei Ihnen (Formulare, Aufnahmen, Protokolle) und automatisiert (Cookies oder vergleichbare Technologien). Wir verwenden die Daten, um den Dienst zu betreiben, Konten abzusichern, Missbrauch zu erkennen, die Qualität zu verbessern und Support zu leisten.

Lokale Speicherung und Upload: Sprachaufnahmen werden lokal auf Ihrem Mobilgerät gespeichert. Eine Kopie wird ausschließlich zur Transkription und Protokollerstellung auf unsere Server übertragen. Die lokalen Audiodateien verbleiben auf Ihrem Gerät und sind die maßgebliche Quelle für die Wiedergabe.

Vertragserfüllung : zur Erbringung des Dienstes (Authentifizierung, Aufnahme, Protokollerstellung).

Berechtigte Interessen : zur Verbesserung der Zuverlässigkeit, zur Verhinderung von Missbrauch und um Ihnen einige Male im Jahr Neuigkeiten zu dem von Ihnen genutzten Dienst zu senden. Diese Direktwerbung an Bestandskunden stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Erwägungsgrund 47; Sie können jederzeit widersprechen, in Ihren Einstellungen oder über den Abmeldelink in jeder E-Mail.

Einwilligung : für die Verbindung Ihres Google- oder Microsoft-Kalenders und die Besprechungserinnerungen (Abschnitt 5) sowie für Cookies, die eine Einwilligung erfordern. Da ein Kalender sensible Informationen offenbaren kann (Arzttermin, Gewerkschaftstreffen, religiöse Veranstaltung), gilt diese Einwilligung als ausdrückliche Einwilligung im Sinne von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie den Kalender trennen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Rechtliche Verpflichtungen : Aufbewahrungs- und Compliance-Pflichten.

Dateninfrastruktur : Scaleway (Scaleway SAS, Frankreich) hostet Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher in seiner Region Paris.

Dateispeicher : Speicherung von Transkriptionsdateien, Protokollen und temporären Audiodateien. Gehostet in Frankreich beziehungsweise in der EU.

Sprachtranskription : Sprachaufnahmen werden von unserem Transkriptionsdienst verarbeitet, der auf unserer eigenen Infrastruktur in Frankreich läuft und von Recapro betrieben wird. Es ist kein KI-Anbieter Dritter beteiligt. Die Audiodateien werden anschließend gemäß der in Abschnitt 6 beschriebenen Aufbewahrungsregel gespeichert.

Künstliche Intelligenz : Transkriptionen und Kontexte werden von unserem KI-Dienst verarbeitet (selbst gehostete Open-Source-Modelle), der auf unserer eigenen Infrastruktur in Frankreich läuft und von Recapro betrieben wird, um daraus strukturierte Protokolle zu erzeugen. Ihre Daten werden niemals an einen KI-Anbieter Dritter übermittelt (OpenAI, Google, Mistral oder andere) und niemals zum Training von Modellen verwendet.

Zahlungsabwicklung : Stripe, Inc. (Vereinigte Staaten) wickelt Zahlungen und Abonnementverwaltung für die kostenpflichtigen Tarife ab.

Technische Fehlerüberwachung : Sentry (Functional Software, Inc., Vereinigte Staaten) erfasst die technischen Fehlerberichte der Anwendung. Die Ingestion ist auf die europäische Region konfiguriert.

E-Mail-Versand : Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich) versendet unsere Service-E-Mails und Produktneuigkeiten und verarbeitet dafür Ihre Adresse, Ihren Vornamen und Zustellindikatoren (Öffnung, Klick, Abmeldung).

Soweit Dienstleister außerhalb des EWR ansässig sind, stützen wir die Übermittlung auf geeignete Garantien, etwa die Standardvertragsklauseln.

Wenn Sie Ihren Kalender verbinden, erinnert Recapro Sie daran, Ihre anstehenden Besprechungen aufzuzeichnen. Diese Funktion ist optional: Sie aktivieren sie in Ihren Einstellungen und schalten sie ab, wann immer Sie möchten.

Dieser Abschnitt geht den Abschnitten 2, 3 und 4 vor, soweit es um Kalenderdaten geht: Sie dienen ausschließlich dazu, Sie an die Aufzeichnung Ihrer Besprechungen zu erinnern, und keinem anderen Zweck.

Was wir anfordern : lesenden Zugriff auf Ihre Termine (Google: Scope calendar.events.readonly; Microsoft: Calendars.Read) sowie die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, die in Ihren Einstellungen angezeigt wird. Wir können Termine weder anlegen, ändern noch löschen und greifen auf keine weiteren Daten Ihres Google- oder Microsoft-Kontos zu.

Was wir speichern : eine rollierende Kopie Ihrer Termine der nächsten 7 Tage: Titel, Anfang der Beschreibung, Ort, Videokonferenz-Link, Uhrzeiten, Teilnehmerzahl und Ihren Antwortstatus. Wir speichern keine Teilnehmerliste, sondern nur deren Anzahl. Eine automatische Löschung läuft stündlich und entfernt alle Termine von unseren Servern, die vor mehr als 24 Stunden geendet haben. Zugriffs- und Refresh-Token werden verschlüsselt (AES-256-GCM), in Frankreich (Scaleway, Paris) gespeichert und niemals an Ihre Geräte übertragen.

Wofür wir sie verwenden : um zu ermitteln, ob ein Termin eine Besprechung ist, die eine Aufzeichnung wert ist, und Sie vor Beginn daran zu erinnern. Diese Einordnung erfolgt zunächst über einfache Regeln und bei Bedarf über unser selbst gehostetes KI-Modell aus Abschnitt 4: Ihre Kalenderdaten bleiben auf unserer Infrastruktur, werden niemals an einen KI-Anbieter Dritter übermittelt und niemals dazu verwendet, ein KI- oder Machine-Learning-Modell zu erstellen, zu trainieren oder zu verbessern, weder allgemein noch spezialisiert.

Was die Erinnerung enthält : um Ihnen diese Erinnerung zu senden, werden der Titel des Termins, seine Uhrzeit und der Videokonferenz-Link an unsere Zustell-Auftragsverarbeiter übermittelt: Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich) für E-Mails sowie der Benachrichtigungsdienst Expo und anschließend Apple oder Google für Push-Nachrichten. Sie verwenden diese Daten ausschließlich zur Zustellung der Nachricht. Wenn der tatsächliche Titel weder auf Ihrem Sperrbildschirm noch in Ihrem Postfach erscheinen soll, deaktivieren Sie die entsprechende Option in Ihren Einstellungen: Die Erinnerung verwendet dann eine allgemeine Bezeichnung.

Was wir nicht tun : wir verkaufen diese Daten nicht, geben sie zu Werbe-, Marketing- oder Profiling-Zwecken an niemanden weiter und übermitteln sie an keinen Dritten außer den oben genannten Zustell-Auftragsverarbeitern, die ausschließlich nach unseren Weisungen handeln. Ein Zugriff durch Menschen findet im normalen Betrieb nicht statt: Er ist technisch auf wenige Administratoren beschränkt, wird protokolliert und erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung im Rahmen einer Supportanfrage, zur Bearbeitung eines Sicherheitsvorfalls oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Verbindung trennen : in Ihren Einstellungen, mit einem Klick. Wir löschen dann die Verbindung, die Token und sämtliche kopierten Termine; der Zugriff endet sofort. Bei Google fordern wir zusätzlich den Widerruf des Tokens beim Anbieter an; Microsoft bietet dafür keine Entsprechung, Sie können die Berechtigung in Ihrem Microsoft-Konto entziehen. Das Löschen Ihres Recapro-Kontos entfernt Verbindung, Token und Termine auf dieselbe Weise; die bei Google oder Microsoft erteilte Berechtigung widerrufen Sie in den Einstellungen des jeweiligen Kontos.

Die Nutzung der über Google-APIs erhaltenen Informationen, roh oder abgeleitet, durch Recapro und ihre Übermittlung an jede andere Anwendung entsprechen der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Maßgebliche Erklärung auf Englisch: „Recapro’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.“

Kontodaten: werden bis zu Ihrem Löschverlangen aufbewahrt.

Sprachaufnahmen und zugehörige Daten: hochgeladene Sprachaufnahmen, Transkriptionen und Protokolle werden nach einer je Organisation konfigurierten automatischen Aufbewahrungsregel gespeichert (standardmäßig 90 Tage, mindestens 30 Tage). Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten automatisch von unseren Servern gelöscht. Lokale Audiodateien auf Ihrem Gerät sind davon nicht betroffen.

Aggregierte oder anonymisierte Daten, die Sie nicht identifizieren, können wir weiterhin aufbewahren.

Kalenderdaten: Eine stündliche Löschung entfernt jeden kopierten Termin, sobald er vor mehr als 24 Stunden geendet hat; alles wird gelöscht, sobald Sie den Kalender trennen oder Ihr Konto löschen.

Vollständiger Export Ihrer Daten auf einfache Anfrage unter [email protected]: Meetings, Transkripte und Protokolle.

Nach Maßgabe des anwendbaren Rechts stehen Ihnen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit zu. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, in Frankreich bei der CNIL, in Deutschland bei der für Sie zuständigen Landesdatenschutzbehörde. Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO): über einen Schalter in Ihren Einstellungen und über den Abmeldelink in jeder E-Mail.

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Kein Übertragungs- oder Speicherverfahren ist vollständig sicher.

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder. Nutzen Sie den Dienst nicht, wenn Sie das Alter, ab dem Sie in Ihrer Rechtsordnung wirksam in eine Datenverarbeitung einwilligen können, noch nicht erreicht haben.

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie mit angemessener Frist über den Dienst. Die weitere Nutzung nach dem Wirksamkeitsdatum gilt als Zustimmung zu den Änderungen.

NOBULLSHIT CONSEIL, 11 avenue de la Promenade, 85140 Essarts-en-Bocage, Frankreich. E-Mail: [email protected]