Protokoll von Verbandsversammlung, Bureau und Ausschuss

Versammlung, Bureau, Ausschüsse: 3 Gremien, 3 Dokumente

• Verbandsversammlung

  Das Protokoll nennt Datum und Uhrzeit, den Vorsitzenden, die anwesenden oder vertretenen Mitglieder, die Sekretäre, die Beschlussfähigkeit und die Tagesordnung. Es gibt die angenommenen Beschlüsse und die Berichte, auf deren Grundlage sie gefasst wurden, die Anträge auf besondere Abstimmungsverfahren, das Ergebnis der Abstimmungen (bei namentlicher Abstimmung mit dem Namen der Abstimmenden und ihrem Votum) und den wesentlichen Inhalt der Debatten wieder. Der Präsident und der oder die Sitzungssekretäre unterschreiben es nach der Feststellung. Innerhalb einer Woche wird die Liste der geprüften Beschlüsse am Sitz ausgehängt und auf der Website des Gemeindeverbands online gestellt, sofern es eine gibt (Artikel L5211-1 und L2121-25 CGCT).

• Bureau des Gemeindeverbands

  Für eine Arbeitssitzung ist kein Protokoll vorgeschrieben, ein Ergebnisprotokoll mit Entscheidungen und Maßnahmen genügt, im Format nach Wahl der Körperschaft. Entscheidet das Bureau im Auftrag der Versammlung (Artikel L5211-10 CGCT), tut es das durch Beschlüsse, die wie die übrigen Rechtsakte des Gemeindeverbands veröffentlicht und der Rechtsaufsicht übermittelt werden (Artikel L5211-3), und der Präsident berichtet in jeder Sitzung der Versammlung über die Arbeit des Bureau.

• Fachausschüsse

  Die vorberatenden Ausschüsse bereiten die Vorgänge vor und geben Stellungnahmen ab, ohne Entscheidungsbefugnis. Ihr Bericht zirkuliert zwischen Mandatsträgern und Dienststellen und hält die abgegebenen Stellungnahmen, die offenen Punkte und die nächsten Aufgaben jedes Einzelnen fest.

Ein und derselbe Entscheidungszyklus erzeugt also 3 Dokumente unterschiedlicher Art, die nicht auf dieselbe Weise verfasst werden.

Der wesentliche Inhalt der Debatten, kein Wortprotokoll

Seit dem 1. Juli 2022 verlangt Artikel L2121-15 CGCT, dass das Protokoll „den wesentlichen Inhalt der Debatten während der Sitzung“ wiedergibt (im Original: « la teneur des discussions au cours de la séance »). Gemeint ist der Sinn der Wortbeiträge, also wer das Wort ergriffen hat, zu welchem Punkt und um welche Position zu vertreten. Eine wörtliche Transkription einer dreistündigen Sitzung verlangt der Text nicht.

Ein Punkt wird in 3 Schritten verfasst: der Vortrag des Berichterstatters, die wichtigsten Wortbeiträge zusammengefasst und mit dem Namen ihres Urhebers, dann die Abstimmung und ihr Ergebnis. Ein langer Wortbeitrag passt in 2 oder 3 getreue Sätze. Der Austausch zu einem debattierten Punkt darf hingegen nicht aus dem Protokoll verschwinden.

Auch eine nicht-öffentliche Sitzung wird im Protokoll festgehalten, und dieses Protokoll wird veröffentlicht. Auf Antrag von fünf Mitgliedern oder des Präsidenten kann die Verbandsversammlung ohne Aussprache und mit der absoluten Mehrheit der anwesenden oder vertretenen Mitglieder beschließen, nicht öffentlich zu tagen (Artikel L5211-11 CGCT). Die Abfassung beschränkt sich dann auf die personenbezogenen Daten von Einwohnern, die für die Entscheidung nötig sind. Schwärzen Sie vor der Online-Stellung die geschützten Angaben, insbesondere personenbezogene Daten von Einwohnern. Wird die Sitzung aufgezeichnet, sehen Sie das in der Geschäftsordnung vor und wählen Sie eine Verarbeitung, die in Ihrem Netz bleibt. Veröffentlichen Sie die Aufnahme nicht: Nach Feststellung des Protokolls bleibt sie auf Antrag zugänglich, nach Schwärzung, und ihre Aufbewahrungsdauer legen Sie mit Ihrem Archivdienst fest, der jeder Vernichtung zustimmen muss.

Ordnung der Dokumente aus einer Sitzung

Eine aufgezeichnete Sitzung kann mehrere Dokumente ergeben. So empfehlen wir, sie zu ordnen.

• Das Dokument für die Mandatsträger

  Ein Protokollentwurf für die Versammlung, ein Ergebnisprotokoll für das Bureau. Es enthält, was verteilt werden muss, nicht mehr. Das Recapro-Format „Sitzungsprotokoll“ erzeugt einen als solchen gekennzeichneten Entwurf, den der Sitzungssekretär vor der Unterschrift prüft und korrigiert.

• Die interne Notiz der Dienststellen

  Die zu verfolgenden Punkte, die offen gebliebenen Fragen, das nötige Nachfassen. Sie verlässt die Dienststellen nicht. In der mobilen App verknüpft „Debriefing aufnehmen“ unter den privaten Notizen der Sitzung Ihre nach der Sitzung diktierten Notizen mit der Sitzung, mit einem eigenen Protokoll. Sie können das Protokoll auch in einem anderen Format neu erzeugen: Die vorherige Fassung bleibt im Verlauf erhalten.

• Ein Format je Gremium

  Das Sitzungsprotokoll dient der Versammlung, der Ausschussbericht den Ausschüssen und Lenkungsausschüssen, und jedes Gremium behält von Sitzung zu Sitzung dieselbe Struktur. Der Administrator legt das Standardformat der Organisation fest. Passt kein Format aus dem Katalog zu einem Fachbereich, erstellen wir gemeinsam mit Ihnen ein maßgeschneidertes Format.

• Die Maßnahmen und ihre Verantwortlichen

  Wird eine Frist genannt, endet der Ausschussbericht mit den nächsten Fristen: Gegenstand, Verantwortlicher, Datum, oder „noch offen“, wenn niemand benannt wurde. Recapro erfindet keinen Verantwortlichen und fasst an Ihrer Stelle bei niemandem nach. Das Nachfassen geht von dieser Liste aus.

Was man in Gebietskörperschaften hört

Diese Sätze fallen, sobald man mit interkommunalen Dienststellen über Protokolle spricht, und jeder verlangt eine präzise Antwort. Sie wurden umformuliert und anonymisiert und stammen nicht von Recapro-Nutzern.

• Im selben Team schreibt jeder seine Protokolle auf seine Weise.

  Ein gemeinsames Format je Sitzungsart löst das besser als eine Anweisung. In Recapro legt der Administrator das Standardformat der Organisation fest, und jeder kann es für eine bestimmte Sitzung ändern.

• In der Sitzung tippt einer, der andere schreibt auf Papier mit, und abends wird alles gegengelesen.

  Die Aufnahme der Sitzung ersetzt die Notizen. Das Gegenlesen bleibt, betrifft aber einen Entwurf, der schon nach Tagesordnungspunkten gegliedert ist.

• Wir haben Protokolle, aber um zu wissen, wo wir stehen, müssen wir sie eines nach dem anderen wieder öffnen.

  Eine Frage an alle Ihre Sitzungen liefert die Antwort zusammen mit den Passagen, die sie belegen.

• Nach jeder Sitzung kostet das Nachfassen die meiste Zeit.

  Wird eine Frist genannt, endet der Ausschussbericht mit einer Tabelle der nächsten Fristen: Gegenstand, Verantwortlicher, Datum. Das Nachfassen geht von dieser Liste aus.

• Die Tools, die wir getestet haben, erkennen die Wörter oder die Sprecher, selten beides.

  Recapro trennt die Sprecher in der Transkription.

• Das Protokoll tippe ich noch am selben Abend; was Zeit kostet, ist alles drumherum.

  Drumherum liegen die Formatierung, die Maßnahmenliste und die Suche nach dem, was beim letzten Mal entschieden wurde. Recapro bereitet die ersten beiden aus der Aufnahme vor, und eine Frage an Ihre Sitzungen findet das Dritte.