Gebietskörperschaften

Das Gemeinderatsprotokoll, vom ersten Punkt bis zur Unterschrift

Was das Gesetz verlangt, wie sich die Sitzung strukturieren lässt, und eine Vorlage, die Sie an Ihre Gemeinde anpassen können.

Das Gemeinderatsprotokoll ist das offizielle Dokument, das eine Sitzung wiedergibt: Anwesende und Vollmachten, Tagesordnung, Debatten, das Ergebnis jeder Abstimmung und die getroffenen Entscheidungen. Es wird vom Sitzungssekretär verfasst, zu Beginn der folgenden Sitzung genehmigt und unterschrieben und dann innerhalb der Woche auf der Website der Gemeinde veröffentlicht, sofern sie eine hat (Artikel L2121-15 CGCT).

Protokoll, Beschlussliste und Beschluss: die Unterschiede

Das Protokoll gibt den vollständigen Verlauf der Sitzung wieder: wer anwesend war, was debattiert wurde, wie jeder Punkt abgestimmt wurde. Es ist das Referenzdokument, unterschrieben und archiviert.
Die Beschlussliste wird im Rathaus ausgehängt und innerhalb der Woche nach der Sitzung online gestellt. Sie führt nur die Titel der geprüften Beschlüsse auf und hat die frühere „Zusammenfassung“ ersetzt (Artikel L2121-25 CGCT).
Der Beschluss ist der zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gefasste Rechtsakt. Er trägt eine Entscheidung, eine Nummer und eine eigene rechtliche Wirkung.

Ein und derselbe Rat erzeugt also ein Protokoll, so viele Beschlüsse wie abgestimmte Punkte, und eine Beschlussliste.

Was ein Protokoll enthalten muss

Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
Die anwesenden und abwesenden Ratsmitglieder und die erteilten Vollmachten
Der Name des Sitzungssekretärs
Die Tagesordnung, Punkt für Punkt
Die Wiedergabe der Debatte zu jedem Punkt
Das Ergebnis jeder Abstimmung: Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen
Die angenommenen Entscheidungen und Beschlüsse
Die Unterschrift des Bürgermeisters und des Sitzungssekretärs

Eine Vorlage zum Anpassen

Kopieren Sie diese Vorlage und ersetzen Sie die Elemente in Klammern. Sie folgt der vom CGCT erwarteten Struktur; passen Sie sie an das Format Ihres Gremiums an.

FRANZÖSISCHE REPUBLIK
Departement [Departement]. Gemeinde [Name].

PROTOKOLL DER GEMEINDERATSSITZUNG
Sitzung vom [Datum]

Im Jahr [Jahr], am [Tag] [Monat] um [Uhrzeit], hat sich der Gemeinderat, ordnungsgemäß einberufen am [Einberufungsdatum], in [Ort] unter dem Vorsitz von [Name], Bürgermeister, versammelt.

Ratsmitglieder im Amt: [n]. Anwesend: [n]. Abstimmende: [n], davon [n] Vollmachten.
Anwesend: [Liste].
Entschuldigt: [Liste].
Vollmachten: [X hat Vollmacht an Y erteilt].
Sitzungssekretär: [Name], vom Rat bestimmt.

Genehmigung des Protokolls der Sitzung vom [vorheriges Datum]: [genehmigt / genehmigt mit Anmerkungen].

TAGESORDNUNG
1. [Titel des Punktes]
2. [Titel des Punktes]

Beschluss Nr. [Jahr]-[Nummer], Gegenstand: [Titel]
Berichterstatter: [Name].
Darlegung: [Zusammenfassung der Präsentation und der Debatte].
Abstimmung: anwesend und vertreten [n], dafür [n], dagegen [n], Enthaltungen [n].
Entscheidung: [angenommen / abgelehnt].

[Für jeden Tagesordnungspunkt wiederholen.]

Verschiedenes: [gegebenenfalls].

Da die Tagesordnung erschöpft ist, wird die Sitzung um [Uhrzeit] geschlossen.
Geschehen in [Name], am [Datum].
Der Bürgermeister, [Name].                Der Sitzungssekretär, [Name].

Mit Recapro füllt sich die Vorlage automatisch aus der Aufzeichnung der Sitzung (Anwesende, Tagesordnung, Abstimmungen, Entscheidungen), und es bleibt nur noch, sie zu prüfen und freizugeben.

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Von der aufgezeichneten Sitzung zum Protokollentwurf

Ein originalgetreues Protokoll zu verfassen kostet Zeit: die Sitzung erneut anhören, nachvollziehen, wer was gesagt hat, die Stimmen erneut zählen. Aus der Aufzeichnung transkribiert Recapro die Wortbeiträge und erstellt einen strukturierten Entwurf (Tagesordnung, Punkte, Abstimmungen, Entscheidungen), den der Sitzungssekretär prüft, korrigiert und freigibt. Die Software spart den ersten Entwurf, die Verantwortung für den Rechtsakt bleibt beim Menschen. Erst die Unterschrift des Bürgermeisters und des Sekretärs verleiht dem Protokoll seine rechtliche Gültigkeit. Für Sitzungen unter Ausschluss der Öffentlichkeit, in denen individuelle Sachverhalte oder personenbezogene Daten von Einwohnern erörtert werden (Artikel L2121-18 CGCT), verarbeitet Recapro das Audio im Netz der Gebietskörperschaft, ohne einen Drittanbieter-Cloud zu nutzen.

Häufige Fragen

01

Wer verfasst das Gemeinderatsprotokoll?

Der Sitzungssekretär, der zu Beginn des Rates aus den Ratsmitgliedern bestimmt wird. Er bereitet das Protokoll vor, das er und der Bürgermeister nach der Genehmigung durch den Rat unterschreiben.

02

Wann wird das Protokoll unterschrieben und veröffentlicht?

Es wird vom Bürgermeister und vom Sitzungssekretär zu Beginn der folgenden Sitzung genehmigt und unterschrieben und dann innerhalb der Woche nach dieser Genehmigung auf der Website der Gemeinde veröffentlicht, sofern sie eine hat (Artikel L2121-15 CGCT).

03

Was ist der Unterschied zwischen dem Protokoll und der Beschlussliste?

Das Protokoll gibt die Sitzung im Detail wieder und ist maßgeblich. Die Beschlussliste, innerhalb der Woche veröffentlicht, führt nur die Titel der geprüften Beschlüsse auf (Artikel L2121-25 CGCT).

04

Darf KI zum Verfassen eines Sitzungsprotokolls genutzt werden?

Ja, als Hilfe beim Verfassen. Die KI bereitet aus der Aufzeichnung einen Entwurf vor. Sobald der Sitzungssekretär ihn prüft, korrigiert und er und der Bürgermeister ihn durch ihre Unterschrift freigeben, deckt diese menschliche Prüfung die Transparenzanforderung von Artikel 50 der KI-Verordnung der EU ab. Die menschliche Unterschrift bleibt für die rechtliche Gültigkeit des Rechtsakts verpflichtend.

05

Wie ist eine Sitzung unter Ausschluss der Öffentlichkeit zu behandeln?

Die Wortbeiträge können personenbezogene Daten betreffen, je nach erörtertem Sachverhalt manchmal besondere Kategorien im Sinne von Artikel 9 DSGVO. Eine lokale Verarbeitung, ohne Übermittlung an einen Drittanbieter-Cloud, hält diese Daten im Netz der Gebietskörperschaft.

Weiterführend

Das Protokoll behandelt den Inhalt. Diese Seiten behandeln den Ort, an dem das Audio der Sitzung tatsächlich verarbeitet wird, und nach welchem Recht.