Compte rendu de conseil communautaire, de Bureau et de commission

Conseil, Bureau, commissions : 3 instances, 3 documents

• Conseil communautaire

  Le procès-verbal porte la date et l’heure, le président, les membres présents ou représentés, les secrétaires, le quorum et l’ordre du jour. Il reprend les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles l’ont été, les demandes de scrutin particulier, le résultat des votes (avec, pour un scrutin public, le nom des votants et le sens de leur vote) et la teneur des discussions. Le président et le ou les secrétaires de séance le signent une fois arrêté. Dans un délai d’une semaine, la liste des délibérations examinées est affichée au siège et mise en ligne sur le site de l’intercommunalité, lorsqu’il existe (articles L5211-1 et L2121-25 du CGCT).

• Bureau communautaire

  Pour une réunion de travail, aucun procès-verbal n’est imposé, et un relevé de décisions et d’actions suffit, au format choisi par la collectivité. Quand le Bureau décide par délégation du conseil (article L5211-10 du CGCT), il le fait par des délibérations, publiées et transmises au contrôle de légalité comme les autres actes de l’intercommunalité (article L5211-3), et le président rend compte des travaux du Bureau à chaque réunion du conseil.

• Commissions thématiques

  Les commissions d’étude préparent les dossiers et rendent des avis, sans pouvoir de décision. Leur compte rendu circule entre élus et services et retient les avis émis, les points en suspens et ce que chacun prépare pour la suite.

Un même cycle de décision produit donc 3 documents de nature différente, qui ne se rédigent pas de la même façon.

La teneur des discussions, pas le verbatim

Depuis le 1er juillet 2022, l’article L2121-15 du CGCT demande au procès-verbal de présenter « la teneur des discussions au cours de la séance ». La teneur, c’est le sens des interventions, autrement dit qui a pris la parole, sur quel point et pour défendre quelle position. Le texte n’exige pas la transcription mot à mot d’une séance de 3 heures.

Un point se rédige en 3 temps : l’exposé du rapporteur, les principales interventions résumées avec le nom de leur auteur, puis le vote et son résultat. Une intervention longue tient en 2 ou 3 phrases fidèles. Les échanges d’un point débattu, en revanche, ne peuvent pas disparaître du procès-verbal.

Une séance à huis clos reste retracée au procès-verbal, et ce procès-verbal est publié. Sur la demande de cinq membres ou du président, le conseil communautaire peut décider, sans débat et à la majorité absolue des membres présents ou représentés, de siéger à huis clos (article L5211-11 du CGCT). La rédaction s’en tient alors aux données personnelles d’administrés dont la décision a besoin. Avant la mise en ligne, occultez les mentions protégées, notamment les données personnelles des administrés. Si la séance est enregistrée, prévoyez-le dans le règlement intérieur et préférez un traitement qui reste sur votre réseau. Ne publiez pas l’enregistrement : il reste communicable sur demande une fois le procès-verbal arrêté, après occultation, et sa durée de conservation se fixe avec votre service d’archives, qui vise toute destruction.

Organisation des documents issus d’une séance

Une séance enregistrée peut produire plusieurs documents. Voici l’organisation que nous recommandons.

• Le document qui part aux élus

  Un projet de procès-verbal pour le conseil, un relevé de décisions pour le Bureau. Il contient ce qui doit être diffusé, rien de plus. Le format « Procès-verbal de séance » de Recapro produit un projet, signalé comme tel, que le secrétaire de séance relit et corrige avant la signature.

• La note interne des services

  Les points à suivre, les questions restées ouvertes, les relances à faire. Elle ne quitte pas les services. Sur l’application mobile, « Enregistrer un débrief », dans les notes privées de la réunion, y rattache vos notes, dictées après la séance, avec leur propre compte rendu. Vous pouvez aussi régénérer le compte rendu dans un autre format : la version précédente reste dans l’historique.

• Un format par instance

  Le procès-verbal de séance sert au conseil, le compte rendu de commission aux commissions et aux comités de pilotage, et chaque instance garde la même structure d’une réunion à l’autre. L’administrateur fixe le format par défaut de l’organisation. Si aucun format du catalogue ne convient à un pôle, nous construisons avec vous un format sur mesure.

• Les actions et leurs porteurs

  Quand une échéance est évoquée, le compte rendu de commission se termine par les prochaines échéances : objet, porteur, date, ou « à préciser » quand personne n’a été désigné. Recapro n’invente pas de responsable et ne relance personne à votre place. La relance part de cette liste.

Ce qu’on entend en collectivité

Ces phrases reviennent dès qu’on parle comptes rendus avec des services intercommunaux, et chacune appelle une réponse précise. Elles ont été reformulées et anonymisées, et ne viennent pas d’utilisateurs de Recapro.

• Dans une même équipe, chacun rédige ses comptes rendus à sa façon.

  Un format commun par type de réunion règle la question mieux qu’une consigne. Dans Recapro, l’administrateur fixe le format par défaut de l’organisation, et chacun peut en changer pour une réunion donnée.

• En séance, l’un tape, l’autre note sur papier, et on relit tout le soir.

  L’enregistrement de la séance remplace les notes. La relecture demeure, mais elle porte sur un brouillon déjà rangé par point de l’ordre du jour.

• On a des comptes rendus, mais pour savoir où on en est, il faut les rouvrir un par un.

  Une question posée à l’ensemble de vos réunions renvoie la réponse avec les passages qui la justifient.

• Après chaque réunion, c’est la relance qui prend le temps.

  Quand une échéance est évoquée, le compte rendu de commission se termine par un tableau des prochaines échéances : objet, porteur, date. La relance part de cette liste.

• Les outils qu’on a testés reconnaissent les mots ou les intervenants, rarement les deux.

  Recapro sépare les intervenants dans la transcription.

• Le compte rendu, je le tape le soir même ; ce qui coûte, c’est tout ce qu’il y a autour.

  Autour, il y a la mise en forme, la liste des actions et la recherche de ce qui a été décidé la fois précédente. Recapro prépare les deux premières à partir de l’enregistrement, et une question posée à vos réunions retrouve la troisième.